Certificado Digital é que um documento certificador eletrônico que funciona como uma identidade digital da pessoa física ou jurídica na Internet. Garantindo a confidencialidade, autenticidade e integridade nas operações que são realizadas com o uso dele, atribuindo validade digital criptografada jurídica para Governo Brasileiro.
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O Certificado A1 é gerado digitalmente, um arquivo ou programa que fica instalado no computador ou em um dispositivo móvel (Pendrive ou Token), por ter um prazo mais curto de validade, tem um custo mais baixo para a empresa, sua validade é sempre de 1 ano e ao expirar é preciso renovar novamente pagando os valores referentes a nova aquisição.
O Certificado A3 é baseado em hardware ou seja, um token (USB) similar a um pendrive ou cartão com leitor específico em conformidade com a legislação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Com validade que pode variar de 1 à 3 anos e ao expirar é preciso renovar novamente pagando os valores referentes a nova aquisição do período escolhido, variando de 1 à 5 anos.
A principal diferença entre os certificados A1 e A3 é a geração e o armazenamento das chaves criptográficas.
(Um deles é um arquivo digital válido sempre por 1 ano, enquanto o outro é um token ou cartão que pode ter a validade de 1 à 3 anos).
Enquanto o certificado A1 é um software e é gerado digitalmente. (Muito usado na instalação em computadores sem a necessidade de utilização de senha após instalado).
Empresas inscritas nos regimes tributários e que emitem NF-e. São elas as empresas de lucro presumido (cujas declarações mensais e anuais exigidas pela Receita Federal são feitas por meio do Certificado Digital), empresas com funcionários (incluindo as optantes do Simples Nacional que possuem mais de 5 funcionários, para prestar as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias) e em alguns casos o microempreendedor individual (MEI) para emissão de Notas fiscais de produtos, quando possuírem inscrição estadual.
O Certificado Digital não é obrigatório para as MEI, exceto se optar pela emissão da Nota Fiscal Eletrônica, possuir a Inscrição Estadual no seu Cadastro e for emitir notas fiscais de produtos.
Em alguns estados é obrigatório o certificado digital para MEI devendo se informar sempre com seu contador
Além da Valle Certificadora que emite um Certificado Digital para as emissões das suas notas fiscais, outra forma de obter os certificados o usuário deve solicitar o certificado digital de pessoa física ou jurídica (e-PF e e-PJ) em alguma das autoridades certificadoras como a Caixa, Serpro, Receita Federal entre outras.
Primeiramente, poderá ser utilizado para emissão de nota fiscal de produto, mas para isto deverá ter um sistema emissor de NF-e, tambem poderá ser utilizado para o SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital); DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias), contratação e demissão de funcionarios, envio e consulta de documentos que exigem sigilo e segurança digital, entre várias outras situações.